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Old 15-sep-2017   #1
Araceli Guardia
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Predeterminado Costos e implicaciones del uso del papel en las Instituciones

Las Instituciones Públicas tienen procesos que implican el uso de ciertos recursos tecnológicos como pueden ser, de infraestructura, de cómputo, de impresión, etc., es justo este último elemento uno de los principales gastos que tienen las organizaciones y que gracias al uso de la tecnología podrían eliminar por completo de su Presupuesto de Egresos.

La cultura del cuidado del medio ambiente a través de acciones como el uso reducido del papel, apenas está tomando el auge necesario en México, a pesar de la normatividad vigente que obliga a las Dependencias y Entidades el uso de estos LINEAMIENTOS, y mucho depende de cómo las Instituciones comienzan a fomentar esta práctica a través de un cambio en los procesos administrativos y en la cultura organizacional.

De acuerdo con algunas estadísticas, las Instituciones destinan importantes recursos humanos y económicos para el mantenimiento del archivo y eso se debe a las implicaciones que tiene el uso del papel, tales como:

Aproximadamente el 85% de la información institucional se encuentra en documentos de papel.
Se estima que los archivos de papel se duplican cada 3.5 años.
Un documento puede llegar a copiarse 12 veces en promedio.
El personal administrativo utiliza el 60% de su tiempo en manejar papeles o en grabación de datos.
En cuanto a los costos asociados al mantenimiento de la documentación física, los datos son los siguientes:

Se destina el 10% de los costos directos
Se utiliza el 12% de los costos del espacio
Se reserva el 8% de los costos de equipamiento
Se ocupa el 70% del presupuesto en mano de obra
Aunque algunas Instituciones comienzan a utilizar los documentos electrónicos de forma exponencial, aún en muchos casos deben relacionarse con otros documentos de papel. Para ayudar a ir cambiando la cultura del uso del papel, en México se cuenta con regulaciones que fortalecen el uso racional de los recursos públicos, el impulso a la eficiencia y eficacia en la gestión pública, así como el fomento a la transparencia, rendición de cuentas, acceso a la información y en general, la modernización de los servicios gubernamentales.

Entre las principales regulaciones se encuentran las siguientes:

LINEAMIENTOS para la creación y uso de Sistemas Automatizados de Gestión y Control de Documentos.
Lineamientos relativos a la digitalización de documentos estandarizadade trámites y servicios con apego en la Estrategia DigitalNacional
Ley Federal de Archivos
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Transparencia y Archivo (MAAGTA)
Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares
Ley General de Contabilidad Gubernamental
Entre otros.
Es importante entender que el valor de los documentos reside en la información que contienen y no en la cantidad de papel que ocupan.

Un sistema ECM te ayudara a reducir prácticamente a 0 el uso de papel en la oficina

https://www.documentimaging.com.mx/d...ocumental-ecm/





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